Qui adresse aujourd’hui les convocations, et à quel moment ?
Une fois la convention signée et les inscrits connus, l’assistant administratif ou le responsable pédagogique adresse une convocation à chaque stagiaire. Pour une session inter-entreprises, les stagiaires viennent de plusieurs entreprises et leurs adresses parviennent par des canaux différents, le plus souvent par le responsable formation de l’entreprise, parfois par le stagiaire lui‑même. Pour une session intra-entreprise, la convocation transite souvent par l’entreprise cliente.
Si la convocation est aisée à rédiger, elle doit néanmoins être reprise pour chaque stagiaire et chaque session. Or une seule information erronée, qu’il s’agisse d’une adresse ou d’un horaire, suffit à désorganiser le premier jour d’une formation.
Les étapes du traitement manuel
Avant chaque session, la préparation des convocations sollicite l’équipe administrative à plusieurs reprises, de la collecte des adresses jusqu’à l’envoi d’éventuels rectificatifs :
- Rassembler la liste des inscrits et leurs adresses électroniques, souvent transmises par l’entreprise cliente.
- Reprendre le modèle de convocation et y reporter les dates, les horaires, le lieu ou le lien de visioconférence, ainsi que le nom du formateur.
- Joindre le programme, le règlement intérieur et, le cas échéant, le questionnaire de positionnement.
- Adresser la convocation à chaque stagiaire, avec copie au responsable de l’entreprise lorsque celle-ci le demande.
- Consigner les retours, qu’il s’agisse d’adresses erronées, de demandes de report ou de besoins d’adaptation.
- Adresser une convocation rectifiée lorsque la salle, l’horaire ou le formateur change.
Où se situent les difficultés et les risques d’erreur ?
Principaux risques d’erreur sur les convocations| Risque | Origine | Effet |
|---|
| Date ou lieu erronés | Modèle repris d’une session précédente | Stagiaire absent ou en retard le premier jour |
|---|
| Stagiaire omis | Inscription parvenue après l’envoi groupé | Stagiaire non convoqué, dont la présence n’a pas été organisée |
|---|
| Adresse erronée non détectée | Message de non-distribution non consulté | Stagiaire jamais informé |
|---|
| Modification non répercutée | Changement saisi dans le logiciel mais non reporté dans les envois | Deux versions de la convocation en circulation |
|---|
Les étapes qui se prêtent à l’automatisation
Reliée à votre logiciel de gestion, l’automatisation prépare chaque convocation à partir des données de la session, l’envoi demeurant soumis à votre validation :
- La convocation est préparée à l’échéance que vous fixez avant la session, ou dès l’inscription d’un stagiaire lorsque celle-ci intervient après cette date.
- Vos modèles sont complétés à partir des données de la session enregistrées dans votre logiciel, qu’il s’agisse des dates, des horaires, du lieu, du lien de connexion ou du formateur, sans aucune ressaisie.
- Le programme, le règlement intérieur et le questionnaire de positionnement sont joints selon le type de session.
- Une fois validées, les convocations sont adressées depuis votre messagerie habituelle, à raison d’un message par stagiaire.
- Les adresses erronées sont signalées le jour même, et les réponses des stagiaires sont rattachées à leur dossier.
- Toute modification de la session dans le logiciel entraîne la préparation d’une convocation rectificative, destinée aux seuls stagiaires concernés.
Scénario fictif
Supposons qu’un organisme anime chaque mois 6 sessions de 8 stagiaires, chaque convocation requérant 5 minutes de préparation et d’envoi. Il adresse alors 48 convocations par mois, qui représentent 240 minutes, soit 4 heures, sans compter les corrections. Ce calcul ne constitue pas un résultat constaté chez un client ; il vous appartient d’y substituer vos propres chiffres pour estimer votre situation.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine, et pour quelles raisons
La première série de convocations d’une session est relue avant l’envoi, car c’est à ce moment qu’une erreur de modèle se propagerait à l’ensemble des stagiaires. Les demandes d’adaptation exprimées en réponse, notamment celles qui sont liées à une situation de handicap, sont transmises au référent concerné sans faire l’objet d’aucun traitement automatique. Ces informations constituent en effet des données de santé au sens de l’article 9 du RGPD, soumises à des règles de protection particulières.
Les reports et les annulations demeurent une décision de l’organisme. L’automatisation prépare le message correspondant, mais il revient à une personne de décider de son envoi.
Les textes applicables
L’information remise au stagiaire avant la session relève du Code du travail, tandis que le traitement de ses coordonnées relève du RGPD :
- Code du travail, art. L6353-8 : avant son inscription définitive, le stagiaire reçoit les objectifs de la formation, son contenu, la liste des formateurs, les horaires, les modalités d’évaluation, les coordonnées de la personne chargée des relations avec les stagiaires et le règlement intérieur applicable.
- Code du travail, art. R6316-1 : le référentiel national qualité, socle de la certification Qualiopi, comprend notamment l’adaptation des modalités d’accueil, d’accompagnement et de suivi aux publics. La manière dont l’organisme informe ses stagiaires avant la session figure parmi les éléments que l’auditeur peut examiner.
- RGPD : les adresses et les autres informations des stagiaires constituent des données personnelles, dont le traitement doit reposer sur une base légale identifiée, pour une durée de conservation fixée par votre politique de confidentialité.
Les logiciels concernés
Les logiciels de gestion de formation proposent souvent l’envoi des convocations ; la page d’accueil de Dendreo les mentionne, et celle de Digiforma cite leur envoi dans le témoignage d’un utilisateur. Si votre logiciel remplit déjà cette fonction, l’automatisation utile se situe plutôt en amont, dans la collecte des inscrits transmis par les entreprises, ou en aval, dans le traitement des réponses et des messages de non-distribution.
L’offre de Nodva pour ce processus
Des convocations préparées à partir de vos données de session
Nous relions votre logiciel de gestion, votre messagerie et, le cas échéant, le tableur ou le formulaire par lequel les entreprises vous transmettent leurs inscrits. Une automatisation de cette nature relève de notre offre d’entrée, facturée de 1 200 à 1 800 € selon le nombre de logiciels reliés ; la supervision, facultative et proposée avec son prix mensuel au devis, commence à 90 € par mois selon le nombre d’unités. Le diagnostic gratuit de 30 minutes permet de vérifier, avant tout devis, ce que votre logiciel prend déjà en charge.