Organismes de formation et CFA
Dossiers de session : automatiser la préparation et le classement de vos documents de suivi Qualiopi
Nous automatisons la préparation des documents de session et le suivi des demandes de financement, en nous appuyant sur les outils que vous utilisez déjà, dans la limite de leurs possibilités de connexion. Par défaut, chaque document est validé par votre équipe avant son envoi.
- Vos propres modèles de documents
- Données des stagiaires hébergées en France
- Aucune promesse de certification
- Si l’essai d’intégration prévu au devis montre que votre logiciel ne peut pas être relié, nous vous remboursons l’acompte
Mis à jour le 23 octobre 2026.
Quatre tâches administratives qui reviennent à chaque session
Pour les petites structures, Planor estime, à partir de témoignages et de retours de terrain, que les tâches administratives peuvent représenter 35 à 40 % du temps des responsables. Cet ordre de grandeur varie selon l’organisation et les outils de chaque structure. Dans une enquête menée auprès de 104 organismes de formation en 2021, Digiforma estime le temps administratif à près de 13 % du temps de travail, soit presque deux fois la moyenne tous secteurs confondus. La gestion documentaire y arrive en tête des tâches les plus chronophages.
Sources : Planor, estimation issue de témoignages et retours de terrain · Digiforma, enquête 2021 (104 répondants).
Les documents de suivi obéissent à des règles constantes, ce qui permet d’en automatiser la préparation à partir de vos propres modèles.
- 01
Le dossier de session
Convocations, questionnaires de positionnement, évaluations à chaud, certificats de réalisation, évaluations à froid à 90 jours : pour chaque session, les mêmes documents sont aujourd’hui préparés manuellement.
Le systèmeUn dossier de session préparé automatiquement
De la demande initiale au certificat de réalisation, chaque document est établi à partir de vos modèles, nommé et classé dans le dossier de la session. Vous validez chaque document avant qu’il soit transmis au stagiaire ou à l’entreprise.
- 02
Les relances de financement
Le suivi des accords de prise en charge des OPCO, des factures et des relances mobilise du temps administratif, alors même que les retards de paiement entre entreprises s’allongent.
Le systèmeUn suivi des financements tenu à jour
L’automatisation suit l’état de chaque accord de financement et prépare les relances aux échéances prévues. Vous relisez chaque message, le modifiez si nécessaire et le validez avant son envoi.
- 03
La préparation de l’audit de surveillance
Avant l’audit de surveillance, retrouver les documents associés à chaque indicateur peut obliger à chercher dans plusieurs dossiers.
Le systèmeUne vérification continue des pièces
L’automatisation vérifie que le dossier de chaque session est complet et vous signale les pièces manquantes avant l’audit. L’appréciation de la conformité relève de votre auditeur.
- 04
Le traitement des demandes entrantes
Chaque demande entrante exige de préparer un programme, un devis et une convention, ce qui retarde d’autant la réponse au demandeur.
Le systèmeUne réponse préparée dans les cinq minutes
Dans les cinq minutes qui suivent la demande, l’automatisation identifie le mode de financement envisagé (CPF, OPCO ou fonds propres), puis prépare un programme, un devis et une convention préremplis. Vous les vérifiez et les validez avant tout envoi.
Retards de paiement interentreprises : 14,1 jours en moyenne en France au premier semestre 2025 (Altares).
Exemple illustratif : une demande reçue en soirée
Une demande de formation arrive en soirée, en dehors des heures de bureau.
L’automatisation prépare le programme, le devis et la convention à partir des informations contenues dans la demande.
Le lendemain matin, votre équipe vérifie ces documents et les valide avant leur envoi.
Une estimation établie à partir de vos volumes
Combien de minutes la préparation du dossier d’une session vous demande-t-elle aujourd’hui ? Multipliée par le nombre de sessions de la semaine, cette durée indique le temps que vous consacrez chaque semaine à la tâche qu’il s’agirait d’automatiser.
Nous établissons ce chiffre avec vous lors du diagnostic, à partir de vos volumes, puis nous mesurons de nouveau le temps consacré à la tâche trente jours après la mise en service et vous présentons la comparaison des deux mesures.
Nous ne promettons aucune certification. Les documents sont établis à partir de vos propres modèles, que l’automatisation remplit avec les données de vos sessions sans y ajouter aucun contenu. L’appréciation de la conformité relève de votre auditeur.
Nos prix
Les organismes de formation disposent des mêmes fourchettes de prix que les autres entreprises. Le prix dépend des outils à relier et des situations à traiter ; nous vous l’annonçons lors du diagnostic, avant l’établissement du devis.
- Diagnostic30 minutes, sans engagement
- Gratuit
- Automatisation d’une tâche répétitivePar exemple, la préparation d’une relance de financement ou d’une convention à partir des informations déjà saisies.
- 1 200 – 1 800 €
- Automatisation avec agent IAPar exemple, la lecture et la qualification des dossiers de financement, avec des informations préparées pour votre validation.
- 3 000 – 5 500 €
- SupervisionTarif calculé selon le nombre d’unités. Un workflow simple compte pour une unité ; un agent IA, un chatbot ou un workflow sur logiciel sans API compte pour deux unités. L’abonnement est facultatif.
- dès 90 €/mois
Si votre organisme est exonéré de TVA sur ses actions de formation (article 261, 4, 4° du CGI), vous ne pouvez pas récupérer la TVA facturée par vos prestataires. Nos prix, nets de TVA, correspondent alors à votre coût réel, sans les 20 % qu’ajouterait un prestataire assujetti.
Prix nets. TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Le prix affiché est le prix payé.
Nos pages consacrées à votre métier
Ces pages décrivent les processus de votre métier, la compatibilité de ses logiciels et les solutions qui s’offrent à vous ; chacune s’appuie sur les textes applicables ou sur la documentation des éditeurs. Elles sont regroupées dans les rubriques suivantes :
Les processus décrits étape par étape
- Bilan pédagogique et financier : le préparer tout au long de l’année
- Établir le certificat de réalisation à partir des heures réellement suivies
- Préparer, adresser et suivre les convocations des stagiaires sans ressaisie
- De la demande de formation à la convention signée, étape par étape
- Émargement : automatiser la préparation et le contrôle des feuilles de présence
- Évaluations à chaud et à froid : envoi, relances et consolidation des réponses
- Ranger les preuves Qualiopi par indicateur au fil des sessions
- Prise en charge OPCO, subrogation et relances de financement
La compatibilité des logiciels du métier
La compatibilité de la messagerie et de la comptabilité
Questions fréquentes
L’auditeur Qualiopi acceptera-t-il ces documents ?
Les documents produits reprennent vos propres modèles, remplis avec les données de vos sessions, et l’automatisation n’y ajoute aucun contenu. Nous ne nous prononçons pas sur votre certification, dont l’appréciation relève de votre auditeur.
Où les données de mes stagiaires sont-elles hébergées ?
Elles sont hébergées sur un serveur situé à Paris, que nous administrons, et sauvegardées chiffrées en France. Un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est signé avant tout accès à vos données. Les informations relatives à une situation de handicap, qui sont des données sensibles, ne sont jamais soumises à un traitement par IA.
Est-ce compatible avec Digiforma, Dendreo ou Ypareo ?
Cela dépend des possibilités de connexion de votre logiciel, que nous vérifions avant tout devis. Votre logiciel continue de gérer vos sessions ; s’il produit déjà vos documents de session, nous vous l’indiquons lors du diagnostic, et nous intervenons sur ce qu’il ne prend pas en charge, comme le tri des demandes, la qualification du financement, les relances auprès des OPCO ou la vérification des pièces avant l’audit.
Que se passe-t-il si la réglementation change ?
Les règles du CPF et de l’apprentissage évoluent régulièrement. Lorsqu’un changement de règle impose d’adapter un connecteur à périmètre fonctionnel inchangé, cette intervention relève de la supervision. Toute évolution fonctionnelle est chiffrée à part.
Trente minutes pour estimer le temps consacré à vos sessions
Nous examinons avec vous une session récente afin de recenser les documents qu’elle a exigés et le temps que leur préparation a mobilisé. Vous conservez cette analyse, que nous travaillions ensuite ensemble ou non.