Agences immobilières et administrateurs de biens

Demandes des portails, dossiers de location et relances : automatiser le travail répétitif de votre agence immobilière

Nous relions votre messagerie, votre agenda et, dans la mesure où son éditeur le permet, votre logiciel de transaction ou de gestion, afin que les fiches, les relances et les projets de réponse soient préparés automatiquement. Par défaut, votre équipe relit et valide chaque message avant son envoi.

Diagnostic gratuit — 30 min
  • Aucun envoi automatique sans votre accord écrit
  • Données hébergées sur un serveur à Paris
  • Si vous résiliez l’abonnement de supervision, nous vous remettons sans frais vos automatisations et leur documentation
  • Si l’essai d’intégration prévu au devis montre que votre logiciel ne peut pas être relié, nous vous remboursons l’acompte

Mis à jour le 23 octobre 2026.

Quatre tâches qui reviennent chaque semaine

Dans une agence qui compte quelques salariés, les négociateurs comme les gestionnaires consacrent chaque semaine une part de leur temps à lire les demandes reçues, à ressaisir des coordonnées, à réclamer des pièces ou à relancer les acquéreurs et les candidats. Ces tâches obéissent à des règles stables, dont certaines sont fixées par les textes.

C’est pourquoi leur préparation peut être automatisée dans les outils que vous utilisez déjà, tandis que la négociation, le conseil et le choix des locataires demeurent de votre ressort.

  • 01

    Les demandes reçues des portails

    Chaque demande de contact transmise par SeLoger, Leboncoin, Bien’ici ou le site de l’agence doit être lue, rattachée à l’annonce concernée puis saisie dans le logiciel, avant même qu’un négociateur puisse y répondre.

    Le système

    Des demandes saisies et signalées

    Lorsque le portail transmet la demande par courriel, l’automatisation lit ce message, en extrait le nom, les coordonnées, le numéro de référence de l’annonce et le message, puis crée ou complète la fiche du contact en signalant les doublons. Le négociateur reçoit ainsi une demande prête à traiter, dont il valide la réponse avant son envoi.

  • 02

    Le suivi des acquéreurs

    Après une demande ou une visite, il faut connaître le projet de l’acquéreur, son budget et son délai, adresser un compte rendu au vendeur, puis relancer ceux qui n’ont pas donné suite.

    Le système

    Des questionnaires et des comptes rendus préparés

    Après chaque demande, l’automatisation prépare l’envoi d’un questionnaire sur le projet, puis reporte les réponses dans la fiche ; après chaque visite, elle rédige un projet de compte rendu pour le vendeur ainsi qu’une relance destinée à l’acquéreur s’il n’a pas répondu dans les deux jours. Le négociateur apprécie le sérieux du projet et relit chaque message avant son envoi.

  • 03

    Les dossiers de location incomplets

    Pour chaque logement à louer, les candidats adressent des pièces souvent incomplètes, parfois superflues, comme des relevés bancaires que la liste réglementaire ne prévoit pas.

    Le système

    Des dossiers vérifiés, sans sélection automatique

    L’automatisation prépare l’envoi au candidat de la liste des pièces fixée par le décret n° 2015-1437, contrôle la complétude du dossier, signale les pièces non autorisées afin qu’elles soient supprimées ou renvoyées, puis prépare la relance des pièces manquantes. Le choix du locataire reste une décision de votre équipe, fondée sur des critères objectifs.

  • 04

    Les mentions obligatoires des annonces

    Une annonce de vente doit notamment indiquer les honoraires en pourcentage toutes taxes comprises avec la partie qui les supporte, les classes énergie et gaz à effet de serre, l’estimation des dépenses annuelles d’énergie ainsi que la mention renvoyant au site Géorisques.

    Le système

    Des annonces contrôlées avant leur diffusion

    Avant chaque diffusion, l’automatisation vérifie par programme la présence de ces mentions et signale toute annonce incomplète ; si vous le souhaitez, elle propose aussi un premier jet du descriptif à partir de la fiche du bien. Votre équipe relit le texte, puis décide de sa publication.

Exemple : le traitement d’une demande reçue d’un portail

  1. La demande d’un acquéreur, transmise à l’agence par un portail sous forme de courriel, arrive dans la boîte de réception.

  2. L’automatisation en extrait le nom, les coordonnées, le numéro de référence de l’annonce et le message, puis rattache la demande au mandat concerné après avoir vérifié que le contact n’existe pas déjà.

  3. Elle crée ou complète la fiche du contact dans votre logiciel, par son API lorsqu’il en offre une, sinon au moyen d’un fichier d’import ou d’une saisie préparée que votre équipe valide.

  4. Elle rédige un accusé de réception accompagné d’un questionnaire sur le projet et de créneaux de visite tirés de l’agenda du négociateur ; si vous le souhaitez, le message indique qu’il a été préparé avec l’aide de l’intelligence artificielle.

  5. Le négociateur relit le message, le complète si nécessaire, puis l’envoie ; chaque jour, un tableau récapitule les demandes restées sans réponse.

Cet exemple décrit le fonctionnement prévu d’une telle automatisation ; il ne s’agit pas d’un résultat obtenu chez un client. Le mode de transmission des demandes, par courriel ou autrement, se vérifie portail par portail lors du diagnostic.

Avec les logiciels de votre métier

Nous relions les logiciels que votre agence utilise déjà, dans la mesure où leur éditeur le permet. Voici ce que nous avons constaté le 15 octobre 2026 dans la documentation publique de logiciels utilisés dans le métier, ainsi que ce que nous pouvons relier dans chaque cas :

Apimo
API ouverte sur demande auprès de l’éditeur. Apimo présente publiquement une API destinée aux prestataires, qui permet, selon les droits accordés, de consulter les annonces et les contacts d’une agence ou d’y transmettre des demandes de contact ; ses conditions d’accès ne sont pas publiées. Une fois cet accès obtenu, nous pouvons y enregistrer les demandes reçues, dans la limite des droits ouverts.
Hektor (La Boîte Immo)
Aucune API publique trouvée : export ou messagerie. Hektor ne documente publiquement aucune API ; il exporte les annonces au format des passerelles, en fichier XML ou CSV. Nous traitons donc les demandes des portails à partir de votre messagerie et préparons les informations à saisir dans Hektor, que votre équipe valide. Hektor assurant déjà le rapprochement des biens et des acquéreurs, nous vérifions d’abord ce qu’il prend en charge. L’existence d’une API réservée à certaines offres est à confirmer auprès de l’éditeur.
Modelo, anciennement Netty (Septeo)
À confirmer auprès de l’éditeur. Une « API universelle » est mentionnée par un comparatif de la presse professionnelle, mais elle n’apparaît pas sur les pages publiques de l’éditeur. Tant que l’éditeur ne l’a pas confirmée par écrit, nous travaillons à partir de votre messagerie.
ImmoFacile (Orisha Real Estate)
Aucune API publique trouvée : export ou messagerie. L’éditeur ne mentionne aucune API ; le logiciel est compatible avec la passerelle de multidiffusion Ubiflow. Nous traitons les demandes reçues à partir de votre messagerie, puis préparons leur saisie dans le logiciel afin que votre équipe la valide.
Whise
API ouverte sur demande auprès de l’éditeur. Whise indique que son API est documentée et en accorde l’accès après des tests techniques puis commerciaux. Une fois cet accès accordé, nous pouvons y reporter les demandes reçues et les informations issues de vos autres outils, dans la limite des droits ouverts.
Adapt Immo
API ouverte sur demande auprès de l’éditeur. Par son programme Adapt Connect, l’éditeur ouvre sur demande des interfaces qui couvrent notamment les biens, les mandats, les propriétaires, les acquéreurs et les contacts. Une fois cet accès obtenu, nous pouvons, dans la limite des droits ouverts, y créer les fiches des acquéreurs et y rattacher les demandes reçues.
LOCKimmo
API publique documentée. LOCKimmo publie la documentation d’une API ouverte en lecture comme en écriture, accompagnée d’un environnement de test et de notifications en temps réel pour chaque événement locatif. Nous pouvons ainsi relier votre gestion locative à votre messagerie, par exemple pour préparer les relances amiables ou le compte rendu adressé aux propriétaires.
Portails et multidiffusion (SeLoger, Leboncoin, Ubiflow)
Aucune API publique trouvée : messagerie. Nous n’avons trouvé aucune API publique permettant de récupérer les demandes de contact, ni chez SeLoger, ni chez Leboncoin, ni chez la passerelle Ubiflow. Lorsqu’un portail adresse ces demandes à l’agence par courriel, ce que nous vérifions pour chacun d’eux lors du diagnostic, nous les traitons à partir de votre messagerie.
Sans logiciel métier
Si votre agence travaille avec sa messagerie et des tableurs, nous partons de ces outils : les demandes sont lues dans la boîte de réception, puis consignées dans un tableur de suivi que partage votre équipe.

Une estimation établie à partir de vos volumes

Combien de demandes vos portails et votre site vous adressent-ils chaque semaine, et combien de minutes chacune demande-t-elle entre la lecture, la saisie et la première réponse ?

Le produit de ces deux chiffres indique le temps que cette tâche mobilise chaque semaine. Nous l’établissons avec vous lors du diagnostic, à partir de vos volumes, puis nous le mesurons de nouveau trente jours après la mise en service ; le même calcul s’applique aux dossiers de location comme aux relances de gestion locative.

Nous n’annonçons aucun gain chiffré avant de connaître vos volumes. Les décisions qui engagent votre entreprise restent les vôtres : l’automatisation prépare les messages et les tâches, tandis que votre équipe décide et procède aux envois.

Nos prix

Ces fourchettes sont les mêmes pour votre métier que pour toutes les autres entreprises.

Diagnostic30 minutes, sans engagement
Gratuit
Automatisation d’une tâche répétitivePar exemple, le contrôle des pièces d’un dossier de location et la préparation des relances pour les pièces manquantes.
1 200 – 1 800 €
Automatisation avec agent IAPar exemple, la lecture des demandes reçues des portails, la qualification des acquéreurs et la préparation des réponses.
3 000 – 5 500 €
SupervisionLa supervision est facultative et son prix dépend du nombre d’unités. Un workflow simple compte pour une unité ; un agent IA, un chatbot ou un workflow relié à un logiciel sans API compte pour deux unités.
dès 90 €/mois

Prix nets. TVA non applicable, art. 293 B du CGI. Le prix affiché est le prix payé.

Voir la grille complète

Nos pages consacrées à votre métier

Ces pages décrivent les processus de votre métier, la compatibilité de ses logiciels et les solutions qui s’offrent à vous ; chacune s’appuie sur les textes applicables ou sur la documentation des éditeurs. Elles sont regroupées dans les rubriques suivantes :

La compatibilité des logiciels du métier

Le processus décrit étape par étape

Questions fréquentes

Est-ce compatible avec mon logiciel immobilier ?

Cela dépend de l’ouverture de votre logiciel. LOCKimmo publie une API documentée, tandis qu’Apimo, Whise et Adapt Immo en ouvrent une sur demande auprès de l’éditeur. Hektor et ImmoFacile ne documentent publiquement aucune API : nous passons alors par votre messagerie et par les exports du logiciel. Lorsqu’une connexion dépend de l’éditeur, nous lui demandons une confirmation écrite avant d’établir tout devis.

Mon logiciel rapproche déjà les biens des acquéreurs et rédige les annonces. Que pouvez-vous apporter de plus ?

Si votre logiciel répond déjà à votre besoin, nous vous l’indiquons lors du diagnostic, afin que vous ne payiez pas deux fois la même fonction. Nous intervenons alors sur ce qu’il ne prend pas en charge, notamment la circulation des informations entre votre messagerie, les portails, votre agenda et votre logiciel, ainsi que les contrôles de conformité, comme celui des mentions obligatoires des annonces.

L’automatisation peut-elle choisir nos locataires ?

Non. Elle vérifie que chaque dossier est complet et ne contient que les pièces autorisées par le décret n° 2015-1437, sans jamais classer ni écarter un candidat. La sélection reste une décision humaine, fondée sur des critères objectifs : l’article 225-1 du code pénal range notamment parmi les discriminations toute distinction fondée sur le lieu de résidence, le patronyme ou la particulière vulnérabilité résultant de la situation économique, tandis que l’article 22 du RGPD encadre toute décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.

Combien de temps les dossiers des candidats sont-ils conservés ?

Nous suivons le référentiel de la CNIL relatif à la gestion locative : seules les pièces de la liste réglementaire sont conservées, les pièces superflues sont supprimées ou renvoyées, puis les dossiers des candidats non retenus sont effacés au terme de la durée indicative de trois mois que retient ce référentiel. Seules les informations strictement nécessaires sont transmises à un modèle d’intelligence artificielle.

Pouvez-vous nous aider à respecter nos obligations de lutte contre le blanchiment ?

Oui, pour la collecte et l’archivage des pièces. Les agents immobiliers sont assujettis à ces obligations par l’article L561-2 du code monétaire et financier, en location seulement au‑delà d’un seuil de loyer mensuel fixé par ce même article. L’automatisation peut réunir les pièces d’identification du client et du bénéficiaire effectif avant la signature du compromis, puis les archiver pendant cinq ans. La décision de déclarer un soupçon à Tracfin reste la vôtre ; conformément à l’article L561-18, aucune relance ni aucune information visible par le client ne doit pouvoir laisser deviner une telle déclaration.

Le registre des mandats peut-il être tenu par une automatisation ?

L’article 72 du décret du 20 juillet 1972 permet de tenir ce registre sous forme électronique : chaque mandat y est inscrit par ordre chronologique, puis son numéro est reporté sur l’exemplaire remis au mandant. Une automatisation peut donc préparer l’inscription et suivre les échéances des mandats, à condition que l’intégrité du registre, l’horodatage des inscriptions et la continuité de la numérotation soient garantis. La négociation et la signature des mandats restent de votre ressort.

Un assistant peut-il répondre directement aux acquéreurs ?

Oui, si vous en faites le choix par écrit. Depuis le 2 août 2026, le règlement européen sur l’intelligence artificielle impose qu’un assistant qui converse avec des personnes les en informe au plus tard lors du premier échange ; l’assistant que nous mettons en place se présente donc comme tel dès son premier message. Il répond aux demandes qu’il reçoit, sans jamais démarcher de lui‑même un propriétaire : depuis le 11 août 2026, l’article L223-1 du code de la consommation interdit en effet de démarcher par téléphone un consommateur qui n’y a pas préalablement consenti, ce qui vaut, selon notre lecture, pour un vendeur particulier.

Où les données de nos clients sont-elles hébergées ?

Elles sont hébergées sur un serveur situé à Paris, que nous administrons, et sauvegardées chiffrées en France. Un accord de sous-traitance conforme à l’article 28 du RGPD est signé avant tout accès à vos données.

Un message peut-il être envoyé sans que nous l’ayons relu ?

Non, sauf si vous en décidez autrement. Par défaut, tout message destiné à l’extérieur est soumis à la validation de votre équipe ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec votre accord écrit. L’usage de l’IA est indiqué sur chaque brouillon.

Que se passe-t-il si nous mettons fin à l’abonnement ?

Vous pouvez résilier par écrit à tout moment ; la résiliation prend effet au terme de la période mensuelle en cours. Avant l’arrêt des automatisations, et au plus tard trente jours après la résiliation, nous vous remettons sans frais leur export, leur documentation et la liste des accès à révoquer.

Examinons ensemble une tâche de votre agence

En trente minutes, nous étudions avec vous une tâche qui revient chaque semaine, par exemple le traitement des demandes des portails ou la constitution des dossiers de location, ainsi que ce que votre logiciel permet de relier. Vous disposez ensuite d’une estimation du temps en jeu, sans engagement.

Diagnostic gratuit — 30 min

Sources