Qui traite aujourd’hui une demande de formation ?
Dans un organisme de formation de trois à dix-neuf salariés, une demande parvient par le formulaire du site, par courriel ou par téléphone. Elle est traitée par le dirigeant, par un assistant administratif ou par un chargé de relation client, c’est-à-dire bien souvent par la personne qui gère également les sessions en cours. Or cette demande parvient rarement complète, le nombre de participants, les dates souhaitées, le niveau de départ ou le mode de financement faisant le plus souvent défaut.
Trois situations de financement se présentent régulièrement. L’entreprise peut financer elle‑même l’action ou solliciter la prise en charge de son OPCO ; le titulaire d’un compte personnel de formation (CPF) peut mobiliser ses droits sur Mon Compte Formation ; le particulier peut enfin financer sa formation à titre personnel. Chacune de ces situations appelle un document contractuel distinct, de sorte que la qualification du financement devient déterminante dès le premier échange.
Les étapes du traitement manuel
Entre la réception d’une demande et le retour de la convention signée, chaque dossier requiert de l’équipe administrative une série de démarches :
- Lire la demande, puis la reporter dans le logiciel de gestion ou dans un tableur.
- Rappeler le demandeur ou lui écrire afin d’obtenir les informations manquantes, qu’il s’agisse de l’effectif, des dates, des objectifs, des prérequis ou du mode de financement.
- Retenir ou adapter le programme, puis vérifier la disponibilité d’un formateur et d’une salle.
- Établir le devis, puis la convention, qui reprend l’intitulé, les objectifs, le contenu, les moyens, la durée, le calendrier, le prix et les modalités de paiement.
- Adresser le programme, le devis et la convention au demandeur, puis suivre le retour de la convention signée.
- Lorsque l’action est prise en charge par un OPCO, rappeler à l’entreprise qu’elle doit déposer sa demande dans les délais fixés par celui-ci, généralement avant le début de l’action.
Où se situent les difficultés et les risques d’erreur ?
Principales difficultés entre la demande et la convention signée| Étape | Difficulté | Conséquence possible |
|---|
| Saisie de la demande | Ressaisie manuelle depuis le courriel ou le formulaire | Erreur de nom, de raison sociale ou d’effectif reproduite sur l’ensemble des documents |
|---|
| Qualification du financement | Financement identifié tardivement | Document contractuel inadapté, ou demande de prise en charge déposée trop tard |
|---|
| Rédaction de la convention | Reprise d’une convention antérieure | Mention obligatoire omise, ou dates d’une autre session conservées |
|---|
| Suivi du retour signé | Relance effectuée de mémoire | Session qui débute sans convention signée |
|---|
Le risque principal tient moins au temps consacré à ces étapes qu’à la cohérence des documents. Le programme, le devis et la convention doivent en effet concorder, puisqu’ils seront rapprochés, en cas de contrôle, des feuilles d’émargement comme du certificat de réalisation.
Les étapes qui se prêtent à l’automatisation
De la lecture de la demande jusqu’à la relance de la convention, l’automatisation prend en charge les tâches de saisie, de rédaction et de suivi :
- À sa réception, la demande issue du formulaire ou du courriel est lue, ses informations sont extraites et une fiche est créée dans le logiciel de gestion, sans aucune ressaisie.
- Lorsqu’une information manque, un courriel de demande de précisions est préparé, qui ne comporte que les questions nécessaires.
- D’après les réponses du demandeur, la demande est classée selon son mode de financement (entreprise et OPCO, CPF ou financement personnel) ; les documents contractuels adaptés à ce financement sont alors proposés.
- Le programme, le devis et la convention sont préremplis à partir de vos propres modèles, de sorte que les trois documents reprennent des données identiques.
- Avant tout envoi, un contrôle automatique vérifie la présence des mentions attendues.
- Si la convention signée n’est pas revenue à la date fixée, une relance est préparée, puis annulée dès la réception du document.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine, et pour quelles raisons
Le choix du programme et son adaptation au public relèvent d’un jugement pédagogique, que le référentiel national qualité requiert d’ailleurs en demandant d’adapter les prestations aux publics bénéficiaires (Code du travail, art. R6316-1). Le prix, les conditions particulières et l’envoi de la convention engagent quant à eux l’organisme ; c’est pourquoi une personne les relit et les valide avant tout envoi.
Informations relatives à la santé et au handicap
Les besoins d’adaptation liés à une situation de handicap constituent des données de santé au sens du RGPD (art. 9). Ils sont traités par votre référent handicap et restent en dehors de tout traitement par un agent IA ; leur éventuelle prise en compte dans un outil suppose une étude préalable.
Les textes applicables
La convention et l’information préalable du stagiaire sont encadrées par plusieurs articles du Code du travail, qui varient selon que l’action est achetée par une entreprise ou par un particulier :
- Code du travail, art. L6353-1 : une convention est conclue entre l’acheteur et l’organisme qui dispense l’action, selon des modalités fixées par décret.
- Code du travail, art. D6353-1 : pour les actions financées notamment par un OPCO, la convention précise l’intitulé de l’action, son objectif, son contenu, les moyens prévus, la durée et la période de réalisation, la part réalisée à distance, les modalités de déroulement, de suivi et de sanction, ainsi que le prix et ses modalités de paiement. Lorsque le CPF est mobilisé sur le service de la Caisse des dépôts, les conditions générales d’utilisation de ce service tiennent lieu de convention.
- Code du travail, art. L6353-3, L6353-5 et L6353-6 : le particulier qui se forme à ses frais signe un contrat avant son inscription définitive ; il dispose d’un délai de rétractation de dix jours, avant l’expiration duquel aucune somme ne peut être exigée, après quoi l’acompte est limité à 30 % du prix.
- Code du travail, art. L6353-8 : les objectifs, le contenu, le calendrier, les modalités d’évaluation, le contact référent et le règlement intérieur sont communiqués au stagiaire avant son inscription définitive.
- Code du travail, art. L6351-1 : la déclaration d’activité, qui attribue le numéro de déclaration d’activité (NDA), est due dès la conclusion de la première convention ou du premier contrat.
Les logiciels concernés
Les logiciels de gestion de formation couvrent déjà une partie de ce processus. Digiforma présente sur son site un document « Convention », un CRM qui établit les devis et les factures, ainsi qu’une API ; Dendreo annonce pour sa part la gestion des financements CPF, OPCO et France Travail, ainsi qu’une API de synchronisation du catalogue. Il convient donc de vérifier, avant toute automatisation, ce que votre logiciel produit déjà, car une automatisation ne se justifie que pour les tâches qu’il n’assure pas, le plus souvent la lecture des demandes entrantes et leur qualification.
L’offre de Nodva pour ce processus
Une convention préparée dès la réception de la demande
Nous construisons ce processus autour du logiciel que vous utilisez déjà et à partir de vos modèles de documents. La préparation des documents à partir d’une demande déjà saisie relève de l’automatisation d’une tâche répétitive, facturée de 1 200 à 1 800 € selon le nombre de logiciels reliés, tandis que la lecture et la qualification des demandes reçues en texte libre relèvent de l’automatisation avec agent IA, facturée de 3 000 à 5 500 €. Par défaut, tout envoi destiné à l’extérieur est soumis à la validation de votre équipe, et un envoi automatique n’est mis en place qu’avec votre accord écrit. Le diagnostic gratuit de 30 minutes permet de vérifier, avant tout devis, ce que votre logiciel prend déjà en charge.