Le suivi des commissions dans un cabinet
Lorsque les primes sont encaissées par les compagnies, un cabinet multi-compagnies reçoit de chaque assureur, selon une périodicité qui lui est propre, un bordereau qui détaille, contrat par contrat, le taux et le montant des commissions dues sur chaque prime encaissée. Les formats diffèrent d’une compagnie à l’autre, du tableur au fichier CSV, du PDF au simple relevé à télécharger sur l’extranet. En coassurance, le bordereau est en général adressé par l’apériteur, c’est-à-dire la compagnie qui gère le contrat pour le compte des coassureurs.
Dans un cabinet de 6 à 19 personnes, ce travail incombe le plus souvent à la personne chargée de l’administration ou de la comptabilité, qui s’assure que chaque commission attendue a été versée au bon taux avant de transmettre les montants à l’expert-comptable. Lorsque le cabinet travaille avec des apporteurs ou des mandataires, il lui revient en outre de calculer leurs rétrocessions.
Le déroulement actuel du rapprochement
À chaque bordereau reçu, la personne chargée du suivi des commissions reprend aujourd’hui la même séquence d’opérations :
- Récupérer chaque bordereau, dans la messagerie ou sur l’extranet de la compagnie.
- Recopier ou importer ses lignes dans un tableur de suivi.
- Rechercher chaque contrat dans le logiciel de courtage afin de retrouver la commission attendue.
- Pointer les lignes conformes, puis isoler les écarts.
- Écrire à la compagnie pour chaque écart et assurer le suivi de sa réponse.
- Calculer les rétrocessions éventuelles et préparer les éléments destinés à la comptabilité.
Où naissent les écarts et les erreurs
Difficultés observables dans le rapprochement des commissions| Difficulté | Conséquence |
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| Un format propre à chaque compagnie | Chaque bordereau requiert un traitement différent |
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| Numéro de contrat libellé autrement que dans le logiciel | La ligne ne se rapproche pas et apparaît à tort comme un écart |
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| Commission attendue mais absente du bordereau | Une commission non versée passe inaperçue si personne ne la recherche |
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| Saisie manuelle des montants | Erreurs de recopie qui faussent le suivi et le calcul des rétrocessions |
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| Écarts réclamés sans suivi | La même anomalie réapparaît au bordereau suivant |
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La troisième de ces difficultés est à la fois la plus coûteuse et la moins visible, car un bordereau ne fait apparaître que ce qui a été payé. Seul un rapprochement conduit à partir du portefeuille, et non du bordereau, permet donc de déceler ce qui manque.
Les étapes qui peuvent être automatisées
Le rapprochement automatisé, qui part du portefeuille autant que des bordereaux, se déroule en six temps :
- Les bordereaux reçus par courriel sont repérés, puis classés par compagnie et par période ; pour ceux qui demeurent sur un extranet dépourvu de connexion, une tâche de téléchargement est créée à date fixe.
- Un tableur ou un fichier CSV se lit directement, grâce à une correspondance de colonnes établie une fois pour toutes par compagnie. Pour un PDF dont la mise en page varie, un agent IA extrait les lignes, et chaque total extrait est comparé au total imprimé sur le bordereau.
- Les numéros de contrat, les noms des clients et les montants sont ensuite ramenés à un format commun.
- Chaque ligne est alors comparée à la commission attendue dans le logiciel de courtage, et chaque commission attendue est recherchée dans les bordereaux reçus.
- Il en résulte une liste des écarts, qu’il s’agisse de contrats absents, de taux différents, de montants inattendus ou de lignes non rattachées, chacun étant assorti d’un projet de réclamation à la compagnie.
- Les lignes validées sont enfin préparées pour la comptabilité et pour le calcul des rétrocessions.
Le contrôle des totaux
Une extraction par intelligence artificielle peut commettre une erreur sur une ligne. En comparant la somme extraite au total du bordereau et en suspendant l’intégration en cas de différence, le cabinet décèle l’erreur avant qu’elle n’atteigne la comptabilité. C’est de cette règle, pourtant élémentaire, que dépend la fiabilité de l’automatisation.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine
Le système signale les écarts sans les trancher ; le cabinet conserve donc la maîtrise des points suivants :
- La qualification de chaque écart, qui peut résulter d’une erreur de la compagnie, d’un contrat résilié en cours d’année ou d’un avenant non saisi dans le logiciel.
- Les réclamations adressées aux compagnies, préparées par le système et soumises par défaut à la validation du cabinet avant leur envoi.
- La validation des montants transmis à la comptabilité et des rétrocessions versées aux apporteurs.
- La mise à jour des correspondances de colonnes lorsqu’une compagnie modifie le format de son bordereau.
Les textes applicables
Le format des bordereaux relève des conventions conclues entre le cabinet et chaque compagnie ; nous n’avons relevé aucun article du Code des assurances qui le fixe. Plusieurs textes encadrent en revanche les opérations qui entourent le rapprochement :
- Code des assurances, art. L521-2, II, 2° : avant la conclusion du contrat, l’intermédiaire indique au client la nature de sa rémunération, qu’il s’agisse d’honoraires, d’une commission incluse dans la prime, d’un autre avantage ou d’une combinaison de ces éléments.
- Code de commerce, art. L123-22 : pour un cabinet constitué en société commerciale, les documents comptables et les pièces justificatives, au nombre desquels figurent les bordereaux, se conservent dix ans.
- RGPD, art. 5 et 28 : dès lors que les bordereaux comportent des noms de clients, leur traitement par un prestataire suppose un contrat de sous-traitance et une durée de conservation définie.
Les logiciels concernés
Informations publiées par les éditeurs, relevées le 14 octobre 2026| Logiciel | Fonction publiée | Accès pour une automatisation |
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| CourtiGo | Dépôt des bordereaux en PDF, Excel ou CSV, pointage automatique des bordereaux des compagnies et calcul des rétrocessions | API documentée publiquement : lecture des commissions par client et par contrat |
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| Lya | Rapprochement des commissions, gestion des rétrocessions et des bordereaux | Aucune documentation technique publique, à demander à l’éditeur |
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| Modulr | Commissions non mentionnées dans la documentation de l’API consultée | API REST dont l’activation se demande au service commercial de l’éditeur |
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Si votre logiciel pointe déjà les bordereaux de l’ensemble de vos compagnies, il convient de conserver cette fonction. Une automatisation complémentaire se justifie en revanche pour les bordereaux qu’il ne sait pas lire, pour leur collecte dans la messagerie ou pour un cabinet qui suit ses commissions dans un tableur.
Ce que Nodva propose pour ce processus
Des bordereaux rapprochés et des écarts isolés
Lorsque les bordereaux sont fournis en tableur ou en CSV, leur collecte et leur rapprochement relèvent de l’automatisation d’une tâche répétitive, facturée de 1 200 à 1 800 € selon le nombre de logiciels reliés. Si des PDF de formats variés doivent être lus par un agent IA, le projet relève de l’automatisation avec agent IA, de 3 000 à 5 500 €, son prix dépendant du nombre de formats distincts. La supervision, facultative et proposée avec son prix mensuel au devis, commence à 90 € par mois selon le nombre d’unités ; elle couvre l’adaptation du traitement lorsqu’une compagnie modifie son format.