La préparation des renouvellements dans un cabinet
Un cabinet IARD gère un portefeuille de contrats d’entreprise dont les échéances se concentrent souvent au 1er janvier, les autres se répartissant sur l’année. Pour chacun d’eux, le chargé de clientèle doit savoir si le risque a évolué, qu’il s’agisse du chiffre d’affaires, de l’effectif, des locaux, des véhicules ou de l’activité, connaître la sinistralité de l’exercice et recevoir les conditions de renouvellement de la compagnie, afin de décider avec le client de reconduire le contrat, de le renégocier ou de consulter le marché.
Le préavis constitue la contrainte qui gouverne l’ensemble du processus : lorsque le client entend quitter sa compagnie à l’échéance, la notification doit en effet être adressée au moins deux mois auparavant, de sorte qu’un dossier ouvert trop tard ne lui laisse plus véritablement le choix.
Le déroulement actuel d’un renouvellement
Le chargé de clientèle conduit aujourd’hui chaque renouvellement selon une suite d’opérations qui s’étend sur plusieurs mois :
- Extraire du logiciel de courtage, ou d’un tableur, la liste des contrats qui arrivent à échéance dans les mois à venir.
- Écarter les contrats résiliés, ceux qui ont déjà été traités et ceux qui ont été souscrits pour une durée ferme.
- Écrire au client afin d’actualiser les éléments du risque et de recenser les changements intervenus.
- Obtenir de la compagnie la sinistralité et les conditions de renouvellement, le plus souvent sur son extranet.
- Consulter d’autres compagnies lorsqu’une majoration ou une modification des garanties est annoncée.
- Présenter au client la reconduction ou une autre proposition, puis recueillir sa décision par écrit.
- En cas de changement, notifier la résiliation dans le délai requis et placer le nouveau contrat.
Où naissent les retards et les erreurs
Les retards observés dans la préparation des renouvellements tiennent le plus souvent à l’une des causes suivantes :
- Le repérage repose sur une extraction manuelle, effectuée à une date qui varie selon la charge du cabinet.
- Les informations du client parviennent tardivement, ce qui réduit d’autant le temps disponible pour consulter les compagnies.
- Les conditions de renouvellement sont dispersées sur les extranets de plusieurs compagnies, qu’il faut consulter un à un.
- Le délai de préavis n’est pas calculé contrat par contrat, alors même que la police peut comporter des conditions particulières.
- Le pic de fin d’année concentre l’essentiel du travail sur quelques semaines.
Scénario fictif
Prenons pour hypothèse un contrat multirisque d’entreprise à échéance du 1er janvier, dont la police prévoit un préavis de deux mois. Le cabinet ouvre le dossier quatre mois avant l’échéance, sollicite l’actualisation du risque auprès du client la semaine suivante, interroge la compagnie à trois mois, puis présente sa recommandation à deux mois et demi ; le client dispose alors de deux semaines pour se décider avant la limite du préavis. Ce calendrier illustre une méthode et ne constitue en rien une durée constatée chez un client.
Les étapes qui peuvent être automatisées
L’automatisation sécurise avant tout le calendrier, dont elle prend en charge le repérage, le suivi ainsi que les relances :
- Chaque matin, le système lit dans le logiciel de courtage les contrats et leur date d’échéance, puis retient ceux qui entrent dans la période de préparation fixée par le cabinet.
- Pour chaque contrat retenu, la date limite de préavis est calculée à partir de l’échéance et du délai prévu par la police, puis inscrite sous la forme d’une tâche datée.
- Un courriel ou un court formulaire, qui reprend les éléments du risque déjà connus, est préparé à l’intention du client afin qu’il les actualise.
- Tant que le client n’a pas répondu, des relances sont préparées, puis interrompues dès réception de sa réponse.
- Un tableau des renouvellements en cours indique l’état d’avancement de chaque dossier et signale ceux qui approchent de la limite du préavis.
- Avant le rendez-vous, un agent IA peut synthétiser les changements déclarés par le client ainsi que l’historique des échanges, afin que le chargé dispose de l’essentiel avant l’entretien.
La récupération des conditions de renouvellement sur un extranet dépourvu de connexion reste toutefois manuelle. L’automatisation crée alors la tâche correspondante au moment opportun et rappelle qu’elle reste à accomplir.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine
Les tâches qui engagent le client ou relèvent de l’expertise technique restent confiées au chargé :
- La recommandation de reconduire, de renégocier ou de changer de compagnie, qui constitue le cœur du devoir de conseil.
- L’analyse des conditions de renouvellement et des modifications de garanties, qui requiert une expertise technique.
- La notification d’une résiliation, qui engage le client et doit être effectuée sous une forme prévue par la loi ou par la police.
- Les messages destinés au client, que le système prépare et qui sont, par défaut, soumis à la relecture du chargé avant leur envoi ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec l’accord écrit du cabinet.
Les textes applicables, et ceux qui ne visent que les particuliers
Code des assurances, articles vérifiés sur Légifrance le 14 octobre 2026| Article | Objet | Application aux contrats d’entreprise |
|---|
| L113-12 | Résiliation par l’assuré à l’expiration d’un délai d’un an, par notification adressée au moins deux mois avant l’échéance ; pour un contrat souscrit à des fins professionnelles, l’assureur dispose du même droit | Oui, mais la police peut y déroger pour la couverture des risques autres que ceux des particuliers, d’où la nécessité de lire les conditions du contrat |
|---|
| L113-14 | Formes de la notification : lettre ou autre support durable, déclaration au siège ou chez le représentant de l’assureur, acte extrajudiciaire ou autre moyen prévu au contrat | Oui |
|---|
| L113-15-1 | Rappel de la date limite de dénonciation avec chaque avis d’échéance | Non, l’article vise les contrats couvrant les personnes physiques en dehors de leurs activités professionnelles |
|---|
| L113-15-2 | Résiliation à tout moment après un an, pour les branches fixées par décret | Non, son champ est le même que celui de l’article précédent |
|---|
| L113-15-2-1 | Résiliation sans frais après un an des contrats de dommages directs aux biens à usage professionnel des microentreprises et des PME, avec effet un mois après la notification | Oui, mais seulement pour les contrats conclus ou reconduits après la publication de son décret en Conseil d’État |
|---|
L’article L113-15-2-1 a été créé par l’article 30 de la loi n° 2026-403 du 26 mai 2026. Son application est subordonnée à un décret en Conseil d’État, qui doit également exclure certains contrats de son champ. Avant de s’en prévaloir pour un client, il convient donc de vérifier sur Légifrance que ce décret a été publié et que le contrat entre dans son champ.
Les logiciels concernés
L’API publique de CourtiGo expose la date d’échéance de chaque contrat et permet en outre la création de tâches comme l’envoi de courriels à partir de modèles ; le site de l’éditeur fait par ailleurs état d’actions automatiques déclenchées selon le statut des dossiers. Modulr propose une API REST, activée par l’éditeur, dont la documentation précise champ par champ les droits de lecture et d’écriture. Pour Lya et les autres logiciels, la possibilité de lire les échéances doit être vérifiée auprès de l’éditeur avant tout devis.
Si votre logiciel prépare déjà les renouvellements comme vous l’entendez, une automatisation supplémentaire n’apporterait rien. Elle trouve en revanche son utilité pour tout ce qui se déroule en dehors du logiciel, comme les réponses des clients reçues dans la messagerie, le tableau de suivi partagé ou les rappels de préavis.
Ce que Nodva propose pour ce processus
Des échéances préparées à l’avance
Le repérage des échéances, le calcul des dates de préavis, les demandes d’actualisation du risque et leurs relances relèvent de l’automatisation d’une tâche répétitive, facturée de 1 200 à 1 800 € selon le nombre de logiciels reliés. La synthèse des dossiers par un agent IA relève de l’automatisation avec agent IA, facturée de 3 000 à 5 500 €. La supervision, facultative et proposée avec son prix mensuel au devis, commence à 90 € par mois selon le nombre d’unités. Nous avons construit ce circuit le 28 septembre 2026, à titre de démonstration, sur le compte d’essai d’un logiciel de courtage et avec des données fictives ; il ne s’agit donc pas d’un résultat obtenu chez un client.