Le traitement des demandes d’attestation dans un cabinet
Les clients entreprises d’un cabinet IARD sollicitent des attestations à des moments précis, qu’il s’agisse de répondre à un appel d’offres, d’intervenir sur un chantier, de signer un bail ou de satisfaire à la demande d’un donneur d’ordre. Les plus fréquentes portent sur la responsabilité civile professionnelle, la responsabilité décennale des entreprises du bâtiment, la flotte automobile ou la multirisque des locaux.
Selon les accords conclus avec chaque compagnie, le cabinet émet lui‑même certaines attestations, les télécharge sur l’extranet de l’assureur ou les demande à son gestionnaire. La demande lui parvient le plus souvent par courriel ou par téléphone, et le client attend généralement le document dans un délai bref.
Le déroulement actuel du traitement d’une demande
Sans automatisation, le chargé de clientèle qui reçoit une demande d’attestation accomplit successivement les opérations suivantes :
- Lire la demande et identifier le client, parfois à partir de la seule dénomination de la société.
- Retrouver le contrat concerné et s’assurer qu’il est en vigueur.
- Vérifier que l’activité ou le chantier mentionné par le client est effectivement couvert par le contrat.
- Établir l’attestation à partir du modèle de la compagnie, la télécharger sur son extranet ou la demander au gestionnaire.
- Compléter, si la demande l’exige, le nom du bénéficiaire ou l’adresse du chantier.
- Adresser l’attestation au client et en classer une copie dans son dossier.
Où naissent les retards et les erreurs
Difficultés et risques liés à la délivrance des attestations| Difficulté | Risque |
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| Demande noyée parmi les autres courriels | Réponse tardive à un client qui attend le document pour le lendemain |
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| Activité mentionnée différente de l’activité assurée | Attestation laissant supposer une garantie qui n’existe pas |
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| Contrat suspendu ou résilié sans que le cabinet en soit averti | Attestation délivrée pour un contrat qui ne couvre plus le risque |
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| Utilisation d’un modèle périmé | Mentions obligatoires manquantes et document refusé par son destinataire |
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| Copie non classée dans le dossier | Impossibilité d’établir ultérieurement ce qui a été délivré et à quelle date |
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Le deuxième de ces risques est le plus lourd, car une attestation mentionnant une activité non couverte expose le client et peut engager la responsabilité du cabinet. C’est la raison pour laquelle la vérification de l’activité n’est jamais confiée à une automatisation.
Les étapes qui peuvent être automatisées
Le circuit automatisé reprend chacune de ces opérations, de la réception de la demande jusqu’au classement de la copie :
- Un agent IA repère, dans la boîte du cabinet, les courriels qui sollicitent une attestation et les signale en priorité.
- Le système identifie ensuite le client d’après l’adresse de l’expéditeur et propose le ou les contrats qui correspondent au type d’attestation demandé.
- Il vérifie dans le logiciel de courtage que le contrat est en vigueur et présente l’activité assurée en regard de l’activité citée dans la demande.
- Lorsque le cabinet dispose d’un modèle autorisé par la compagnie, un projet d’attestation est complété à partir des données du contrat ; à défaut, une tâche datée est créée pour récupérer le document sur l’extranet.
- Un courriel destiné au client est enfin préparé avec l’attestation en pièce jointe, puis classé dans le dossier après son envoi.
Pour les demandes récurrentes d’un même client, un espace où il télécharge lui‑même ses attestations en cours de validité permet d’éviter une partie des échanges. Certains logiciels de courtage offrent déjà cette fonction, et il est alors préférable de l’employer plutôt que d’en créer une seconde.
Ce qui demeure soumis à la validation humaine
Quatre décisions restent néanmoins du ressort du chargé, car elles engagent le cabinet ou la compagnie :
- La concordance entre l’activité mentionnée et l’activité garantie, qui suppose la lecture du contrat.
- La délivrance elle‑même, puisque l’attestation engage l’assureur et que le cabinet ne l’émet que dans la limite du mandat que la compagnie lui a confié.
- Toute mention ajoutée à la demande du client, telle que la désignation d’un bénéficiaire ou d’un assuré additionnel, ou encore une extension de garantie, qui requiert l’accord de la compagnie.
- L’envoi du courriel préparé par le système, soumis par défaut à la validation du chargé ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec l’accord écrit du cabinet.
Les textes applicables
L’attestation de responsabilité décennale obéit à des règles précises, auxquelles s’ajoutent celles qui régissent les données personnelles du client :
- Code des assurances, art. L243-2 : les professionnels soumis à l’assurance obligatoire de responsabilité décennale justifient de leur assurance au moyen d’attestations, jointes à leurs devis et à leurs factures ; un modèle comportant des mentions minimales est fixé par arrêté.
- Arrêté du 5 janvier 2016 : il fixe ce modèle d’attestation de responsabilité décennale ainsi que ses mentions minimales.
- Code des assurances, art. A243-2 : le document justificatif est signé par un assureur habilité à pratiquer des opérations d’assurance directe en France, ou par une personne identifiée qu’il a mandatée.
- RGPD, art. 5 : l’attestation ne comporte que les données nécessaires et sa copie est conservée pendant une durée définie.
Pour les autres attestations, qu’elles portent sur la responsabilité civile, la flotte ou la multirisque, leur contenu et l’étendue de la délégation dépendent des accords conclus avec chaque compagnie. Une automatisation se borne à appliquer les règles qui en découlent ; elle ne les définit pas.
Les logiciels concernés
Informations publiées par les éditeurs, relevées le 14 octobre 2026| Logiciel | Fonction publiée | Accès pour une automatisation |
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| CourtiGo | Espace client en marque blanche, dans lequel les assurés gèrent leurs attestations et leurs dépôts | API documentée publiquement : génération de documents à partir de modèles et envoi par courriel, sur un client ou un contrat |
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| Modulr | Fiches clients, contrats et GED mentionnés dans la documentation de l’API | API REST dont l’activation se demande au service commercial de l’éditeur |
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| Lya | Classification des demandes confiée à l’IA | Aucune documentation technique publique, à demander à l’éditeur |
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Ce que Nodva propose pour ce processus
Repérer et préparer les demandes d’attestation
Le repérage des demandes par un agent IA, leur rattachement au contrat et la préparation de la réponse relèvent de l’automatisation avec agent IA, facturée de 3 000 à 5 500 €. Lorsque les demandes parviennent déjà par un canal identifié, un formulaire par exemple, l’automatisation d’une tâche répétitive suffit, de 1 200 à 1 800 €. La supervision, facultative et proposée avec son prix mensuel au devis, commence à 90 € par mois selon le nombre d’unités. Le diagnostic gratuit de 30 minutes permet de vérifier au préalable ce que votre logiciel propose déjà.