Collecter les pièces comptables et relancer les justificatifs manquants

Le rythme de la collecte dans un cabinet

Dans un cabinet d’expertise comptable, la collecte suit le rythme fixé par la lettre de mission de chaque client, le contrat écrit qui définit sa mission. Un dossier en tenue mensuelle, dont la comptabilité est saisie chaque mois, appelle chaque mois les factures, les notes de frais ainsi que les relevés bancaires ; un dossier suivi au trimestre les réunit à chaque déclaration de TVA, tandis que d’autres clients ne transmettent l’essentiel de leurs pièces qu’à l’approche de la clôture de l’exercice, où s’ajoutent l’inventaire des stocks, les tableaux d’amortissement des emprunts ou les factures d’immobilisations, biens durables tels qu’une machine.

En pratique, le collaborateur reconstitue la liste des pièces attendues à partir des relevés bancaires : toute opération dépourvue de justificatif est imputée provisoirement en compte d’attente (compte 471 du plan comptable), qu’il faut avoir soldé avant la révision, c’est-à-dire le contrôle des comptes qui précède leur arrêté.

Le déroulement actuel de la collecte

Pour chaque dossier, le collaborateur conduit aujourd’hui à chaque période le cycle suivant :

• Il recense, dans les relevés bancaires, les opérations auxquelles aucune pièce n’est encore associée.
• Il adresse au client un courriel qui énumère ces opérations, avec leur date et leur montant.
• Les pièces parviennent par l’espace de dépôt du logiciel, par la messagerie du collaborateur ou par celle d’un collègue, parfois par courrier.
• Chaque pièce est enregistrée, puis rapprochée de son opération.
• Il relance le client pour ce qui manque encore, par courriel ou par téléphone.
• Avant une échéance de TVA ou la clôture, il signale au responsable de mission les dossiers incomplets.

Où naissent les retards et les erreurs

Les difficultés tiennent surtout au suivi de ce qui a été demandé, reçu puis rattaché :

Les étapes qui peuvent être automatisées

L’automatisation reprend ce cycle de la manière suivante :

• Un calendrier tiré de la lettre de mission fixe, pour chaque dossier, le rythme de collecte ainsi que les pièces récurrentes attendues.
• À chaque période, le système relève dans le logiciel de production, lorsque celui-ci le permet, les opérations sans justificatif, puis prépare une demande qui les énumère.
• Le système lit la boîte du cabinet sans rien supprimer, rattache chaque courriel à son dossier, puis transmet les pièces jointes à l’espace de collecte.
• Un agent IA, c’est-à-dire un programme qui lit un texte libre et propose une décision, peut proposer le rapprochement d’une pièce avec son opération, d’après le montant, la date ou l’émetteur ; une proposition incertaine est soumise au collaborateur.
• Les factures électroniques reçues par le client sur sa plateforme agréée, service habilité par l’administration à transmettre ces factures, sont récupérées lorsque celle-ci le permet, afin de ne plus les réclamer.
• Les relances, espacées, ne mentionnent que les pièces encore manquantes ; elles ne sont pas envoyées si la pièce est arrivée entre-temps.
• Chaque semaine, le collaborateur reçoit l’état de ses dossiers ; ceux qui restent sans réponse après la dernière relance sont signalés au responsable de mission.

Ce qui demeure du ressort du cabinet

Les décisions qui engagent le cabinet ou touchent à la régularité des comptes relèvent du collaborateur ou de l’expert-comptable, notamment :

• L’examen du contenu des pièces, en particulier pour une immobilisation, une opération intracommunautaire (conclue avec une entreprise d’un autre pays de l’Union) ou une charge dont la déductibilité se discute.
• L’échange avec un client qui ne répond plus aux relances.
• La décision de clôturer une période malgré des pièces manquantes, ainsi que la manière de la documenter dans le dossier de travail.
• L’attestation de la régularité et de la sincérité des comptes, pour laquelle l’article 2 de l’ordonnance du 19 septembre 1945 habilite l’expert-comptable.

Par défaut, tout envoi destiné à l’extérieur est soumis à la validation de vos équipes ; un envoi automatique n’est mis en place qu’avec leur accord écrit.

Les textes applicables

La collecte des pièces relève des textes suivants :

• Code de commerce, art. L123-22 : les documents comptables et les pièces justificatives sont conservés pendant dix ans.
• Livre des procédures fiscales, art. L102 B : les documents sur lesquels l’administration peut exercer son droit de contrôle sont conservés au moins six ans ; selon la doctrine administrative, interprétation publiée par l’administration (BOI-CF-COM-10-10-30), les factures électroniques le sont dans leur format informatique d’origine.
• Ordonnance n° 45-2138 du 19 septembre 1945, art. 21 : les experts-comptables sont tenus au secret professionnel, dans les conditions et sous les peines de l’article 226-13 du code pénal.
• Décret n° 2012-432 du 30 mars 2012, art. 151 : le professionnel passe avec son client un contrat écrit, qui peut prendre la forme d’une lettre de mission, définissant la mission ainsi que les droits et obligations de chaque partie ; le calendrier de collecte s’appuie sur les obligations du client qui y figurent.
• Facturation électronique : depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; les PME et TPE les émettront au plus tard le 1er septembre 2027.

Les logiciels concernés

Sans accès documenté, l’automatisation s’appuie sur la messagerie et prépare les pièces que l’équipe dépose dans l’espace de collecte.

Ce que Nodva propose pour ce processus